ZZP Representatiekosten: aftrekbaar of niet?

ZZP Representatiekosten en BTW in 2023: Wat ZZP’ers moeten weten!

In dit artikel zullen we ingaan op de belangrijkste aspecten van ZZP representatiekosten, inclusief voorbeelden, de aftrekbaarheid van ZZP representatiekosten, een rekenvoorbeeld voor een BV en een eenmanszaak, en de aftrekbaarheid van BTW op representatiekosten.

Voorbeelden: zakelijk of privé
Het is belangrijk om te begrijpen welke kosten wel en niet als ZZP representatiekosten worden beschouwd. Voorbeelden van representatiekosten zijn onder meer zakelijke lunches, diners met klanten, relatiegeschenken en kosten voor deelname aan zakelijke evenementen. Aan de andere kant worden persoonlijke uitgaven, zoals maaltijden en entertainment voor privédoeleinden, niet als ZZP representatiekosten beschouwd. Het is van essentieel belang voor ZZP’ers om onderscheid te maken tussen ZZP representatiekosten en persoonlijke uitgaven om de aftrekbaarheid correct toe te passen.

Aftrekbaarheid van representatiekosten
Representatiekosten, die gericht zijn op het bevorderen van relaties met klanten en zakenpartners worden door de Belastingdienst gezien als gemengde kosten en zijn in principe aftrekbaar. Bij het aftrekken van ZZP representatiekosten is het belangrijk voor ZZP’ers om te begrijpen welke methoden beschikbaar zijn. Er zijn twee veelgebruikte methoden: de forfaitaire methode en de werkelijke kostenmethode. 

Methode 1: Forfaitaire drempel methode 
Bij de forfaitaire methode wordt een jaarlijks drempelbedrag gebruikt om als zijnde niet aftrekbare ZZP representatiekosten te hanteren. Dit drempelbedrag bedraagt in 2023 € 5.100 (2022: € 4.800). Dit drempelbedrag wordt bepaald door de Belastingdienst en kan jaarlijks veranderen. Het voordeel van de forfaitaire methode is dat het eenvoudig toe te passen is. Het nadeel is echter dat het drempelbedrag mogelijk niet overeenkomt met de werkelijke representatiekosten van een ZZP’er en de ondernemer zichtzelf tekort doet. Hierdoor kan het zijn dat de werkelijke kosten lager zijn dan het bedrag dat wordt afgetrokken.

Methode 2: Werkelijke kostenmethode
Bij de werkelijke kostenmethode worden de daadwerkelijke representatiekosten van een ZZP’er in aanmerking genomen voor aftrek. Dit houdt in dat de ZZP’er gedetailleerde administratie moet bijhouden van alle representatie-uitgaven, zoals bonnetjes, facturen en betalingsbewijzen. Het voordeel van de werkelijke kostenmethode is dat het een nauwkeurige weergave geeft van de daadwerkelijke representatiekosten en dat het geen beperkingen kent in termen van een vast percentage. 

Het nadeel is dat het bijhouden van een gedetailleerde administratie tijdrovend en arbeidsintensief kan zijn. De werkelijke ZZP representatiekosten zijn voor 73,5% aftrekbaar voor ondernemers binnen de vennootschapsbelasting (besloten vennootschap) en 80% aftrekbaar voor ondernemers binnen de inkomstenbelasting (eenmanszaak). Het beperkte aftrekbare deel (in vergelijking tot het drempelbedrag van € 5.100) betreft dus 26,5% bij BV’s en 20% bij een eenmanszaak. 

Het maken van een keuze 
Bij het kiezen tussen de forfaitaire methode en de werkelijke kostenmethode moeten ZZP’ers rekening houden met verschillende factoren. Als de representatiekosten relatief laag zijn en het drempelbedrag van de forfaitaire methode redelijk overeenkomt met de werkelijke kosten, kan dit een eenvoudige en praktische optie zijn. Als de representatiekosten echter significant zijn en aanzienlijk afwijken van het drempelbedrag, kan het zinvol zijn om de werkelijke kostenmethode toe te passen en gedetailleerde administratie bij te houden.

Rekenvoorbeeld voor BV en Eenmanszaak
Om de impact van ZZP representatiekosten te verduidelijken, werpen we een blik op een rekenvoorbeeld voor zowel een BV als een Eenmanszaak.

In het geval van een BV kunnen de representatiekosten voor 73,5% worden afgetrokken van de belastbare winst. Stel dat de totale representatiekosten in een bepaald jaar € 10.000 bedragen. In dit geval kan de BV € 7.350 (€ 10.000 x 73,5%) als aftrekpost opvoeren, wat resulteert in een verlaging van de belastbare winst. Een bedrag van € 2.650 (€ 10.000 – € 7.350) is dan dus beperkt aftrekbaar. Dit is aanzienlijk lager als het niet aftrekbare drempelbedrag van € 5.100.

Wanneer de werkelijke ZZP representatiekosten hoger zijn dan € 19.245 wordt het forfaitaire drempelbedrag van € 5.100 eigenlijk pas relevant. 26,5% van de werkelijke ZZP representatiekosten is namelijk niet aftrekbaar en 26,5% van € 19.245 betreft € 5.100. Mochten de werkelijke ZZP representatiekosten bijvoorbeeld € 25.000 zijn, dan betreft het niet aftrekbare deel 26,5% hiervan:
€ 6.625. Het drempelbedrag van € 5.100 is dan lager en dus fiscaal voordeliger om als beperkt aftrekbare kosten te hanteren.

Voor een Eenmanszaak gelden in feiten dezelfde regels, maar dan is 80% wel aftrekbaar en 20% niet aftrekbaar. Het omslagpunt waarbij het drempelbedrag van € 5.100 dus fiscaal voordeliger wordt dan 20% van de werkelijke ZZP representatiekosten ligt hierbij dus pas bij een bedrag van € 25.500 aan werkelijke ZZP representatiekosten.

Aftrekbaarheid van BTW op representatiekosten
Met betrekking tot de aftrekbaarheid van BTW op representatiekosten zijn er specifieke regels waaraan ZZP’ers moeten voldoen. Om de BTW op representatiekosten af te kunnen trekken, moeten de kosten worden gemaakt in het kader van belaste prestaties. Met andere woorden, de kosten moeten direct verband houden met de zakelijke activiteiten waarvoor BTW wordt berekend en afgedragen. Indien aan deze voorwaarde is voldaan, kan de ZZP’er de BTW op representatiekosten volledig aftrekken in zijn BTW-aangifte. BTW op eten en drinken is echter nooit aftrekbaar. Deze kosten dienen dan ook inclusief BTW mee te worden gerekend in het totaal van de werkelijke ZZP representatiekosten.

Conclusie
Het is van groot belang dat ZZP’ers de juiste procedures volgen en onderscheid maken tussen representatiekosten en persoonlijke uitgaven. Door de regels nauwkeurig toe te passen en de juiste boekhoudkundige procedures te volgen, kunnen ZZP’ers ervoor zorgen dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten en optimaal gebruikmaken van de aftrekbaarheid van representatiekosten en BTW. Het raadplegen van een fiscaal adviseur kan ook waardevol zijn om de specifieke situatie en behoeften van een ZZP’er te beoordelen en te zorgen voor een correcte naleving van de regels.